皆さん、会議は好きですか？ システム屋に限らず組織に所属している以上、好むと好まざるとに関係なく会議は避けて通れない物ですよね。
一説によるとサラリーマンは一生で３万時間（毎日10時間会議して８年間）も会議に費やすそうです。（えﾞーーー！！）
そんなに時間を使う会議であれば「価値ある会議」にしなければならないし、可能な限り効率的に進めて会議に割振られる時間を最適化したいものですよね。そこで今回は、会議を効率的に実りあるものにするためのやり方についてシリーズで記載したいと思います。今回は準備編です。
会議のやり方１：準備編
準備１：会議の目的を明確にする
まずは会議の目的を明確にしてください。「会議の目的って？」と疑問に思う方もいるかもしれませんが、要は「どのような状態になったら会議終了としていいのか？」ということです。
例えば・・・
・XXXプロジェクトのタスクが全部挙げられたら
・XXXに関する情報を共有できたら
・現在発生しているXXXXという問題への対応策を明確化できたら
といった具合です。もう少し補足すると、会議で出されたアウトプットは後続タスクで有効に活用されなければ意味がありませんので後続作業について意識することでも具体的な目的をイメージできると思います。
上記の例に紐づけてみると
・XXXプロジェクトのタスクが全部挙げられたら
後続作業：XXXプロジェクトのWBSを作成する
・XXXに関する情報を共有できたら
後続作業：参加者全員のXXXについての適切な対処
・現在発生しているXXXXという問題への対応策を明確化できたら
後続作業：XXXX問題に対する実際のリカバリ対応
といった具合です。それでも会議の目的が決められない場合は・・・そんな会議止めましょう(笑)
準備２：参加者の役割を明確にする
参加者の役割が明確でないと有効な意見が出てきません。例えばこんな流れってよくありますよね。
マネジャ「何かよい方法はないか？ 意見を出せ！」
Ａくん「こんなことをやってみてはどうですか？」
マネジャ「おぉそれいいな。じゃＡくん頼んだ」
Ａくん「（うーん今でもいっぱいいっぱいなのに、意見出すんじゃ..トホホ）」
いわゆる「言った者負け」の状況です。これではどんどん意見が出なくなりますよね
ですので気持ちよく前向きな意見を出してもらうためには会議における参加者の役割を明確化する必要があります。
Ａさん：会議の準備および進行役
Ｂさん：記録係、タイムキーパー
Ｃ、Ｄさん：アドバイザー（会議の結果になんの責任も持たなくてよいし、作業を振られることもない）
Ｅ、Ｆ、Ｇさん：当事者：会議の結果を受け取り後続作業を行う人
準備３：アジェンダを作成する
会議の流れを考えアジェンダ（進行表）を作成します。会議内の各パートにはそれぞれ想定する時間も考えておきます。
準備４：上記内容を事前に連絡する
メールなどで上記内容を参加メンバーに連絡します。会議に使う資料があれば添付しできるだけ事前に目を通してもらうようにします。
以上が会議の準備になります。良い会議をするためには良い準備は必須です。貴方が会議を主催するときは是非的確な準備を行ってください。
コメント