私が仕事をする上でいつも心がけていることに「直ぐに返信する」というのがあります。
何らかの理由でちゃんとした返信が直ぐにできない場合でも、「とりあえず受け取りました」とか「忙しいのでちょっと時間ください」といった内容をすぐに返信するようにしています。
返信が遅くなると・・・
「苦手な人からだから」「理解できないから」「返信について調べなければならないから」などの場合、ズルズル返信が遅くなりがちです。返信が遅くなってしまうと時間が掛かった分、益々ちゃんとした内容を返さなければ行けない状況になってきます。悪循環ですね。
直ぐに返信する利点
私がおススメする「直ぐに返信」には以下のような利点があります。
利点１：直ぐであれば質問しやすい
送られたメッセージに疑問がある場合、直ぐの返信であれば質問しやすいですが時間が経ってしまうとどんどん質問しずらくなっていきます。（自分が送信者だったら「質問があるなら直ぐに返信しろよ」とか思っちゃいますよね）
利点２：相手が安心する
メッセージを受け取ったことを相手に伝えることで相手は安心します。相手に安心してもらうことは相手との信頼関係を築くための非常によい方法です。
利点３：質より早さ
「慌てて質の悪い返信したくないから、直ぐには返信しない」と考えるかもしれませんが、内容の充実よりも「直ぐの返信」を優先した方が有効な場合はほとんどです。なぜなら”質”は非常に主観的な評価であるのに対し、”早さ”は客観的な評価であるからです。ですのでまずは「早さ」で相手の良い評価を頂きましょう。
いかがでしょうか？
気乗りのしないメッセージへの返信だとついつい後回しにしてしまいたくなる気持ちはよくわかりますが、「直ぐに返信する」というルールを決めることで作業効率も上がりますし、信頼も獲得できますよ。是非トライしてみてださい。
コメント