プロジェクトキックオフで確認すること２の続きです。
成果物について
プロジェクト内で作成される成果物についても改めて確認しましょう。成果物については「何を成果物として提出するか？」が一番大事ですが、以下についても確認する必要があります。
＞ 形式
今時紙での提出を求められることは少ないと思いますが、ファイルフォーマット（Word、Excel、etc）や文書形式、文字のフォントなど、ルールがあるのであれば確認しておきます。何かサンプルをご提供いただけると助かります。
＞提出時期
「フェーズ毎」「最後にまとめて」など、認識違いがあるとバタバタするので提出時期についても確認しておきます。
＞受入スケジュール
お客様サイドの受入にどの程度時間がかかるのか？も確認します。
＞採番ルール
資料整理の観点から設計書などの書類に決められた番号を振らなければならないルールがあるお客様がいます。その辺りのルールの有無やある場合は採番方法など確認しましょう。
この辺りの取り決めはお客様が(あたりまえですが)自社のルールしかご存じないことから、お客様にとって常識と思われている場合が多く、ベンダー側に積極的に提示されないことになりがちなので、こちらから積極的に確認していきましょう。
その他
その他キックオフで確認しておくべきことを列挙しますね。必要に応じてご確認ください。
＞会議体
定例会議など、プロジェクトに関する会議の開催頻度、開催日時、参加者、開催場所などを確認します。
＞プロジェクト管理について
進捗報告の形式や頻度について確認します。
＞コミュニケーションツールについて
最近はSlackなどのツールを利用する場合が多くなってきましたね。
＞作業場所について
プロジェクトメンバーが作業する場所について確認します。（プロジェクトの作業場所がお客様サイドになるのか、自社での持ち帰り作業になるのかなど・・・）
＞利用機器について
プロジェクト作業で利用できる機器について確認します。（プロジェクトで利用するPCについて、利用できるNW、情報共有ツール（メール、チャット、ファイルサーバーなど））
＞プロジェクトに関するメールの宛先、件名
コミュニケーションツールに電子メールを使用する場合は、宛先に設定する人、件名（プロジェクト名を必ず追加するルールとすれば、メールの整理に役立ちます）など
＞ファイルの暗号化ルール
メールでファイルを送信する場合など、ファイルを暗号化するときの暗号についてルールを決めておくと、パスワードを別途送付する手間も省けますし、何よりセキュリティレベルが上がります。
＞作業可能時間・日時について
プロジェクト作業を実施していい時間帯や曜日などを確認します。持ち帰り作業の場合はあまり制限がないと思いますが、作業場所がお客様サイドの場合は最終退館時間や休日出勤の可否などを確認します。（休日出勤が可能であってもお客様が立ち会わなければならなかったりするとイヤがられる）
3回に渡り「プロジェクトキックオフで確認すること」を記載しましたがいかがだったでしょうか？
プロジェクトの最初のミーティングである「キックオフ」を適切に実施することは、その後のスムースなプロジェクト運営に必ず寄与しますので、手を抜かずきちっと行いましょう！
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