提案内容がお客様に受入れられ契約処理が行われると、晴れてプロジェクトのスタートとなります。プロジェクト開始時には”キックオフミーティング”を開催しお客様も含めた関係者全員にご出席いただいた上で、プロジェクト内容について改めて確認・ご合意いただく必要があります。
もちろんここで確認する項目は提案書に記載されている内容なのですが、プロジェクト関係者全てが提案書に目を通しているとは限らないので、このキックオフミーティングで改めてプロジェクトの全体像を説明し関係者全員にご合意をいただきましょう。
今回はこの”プロジェクトキックオフ”で確認すべき項目についてお話したいと思います。
キックオフミーティングのアジェンダ
プロジェクト毎に多少の違いはあると思いますが、キックオフミーティングのアジェンダは概ね以下のような項目になります。
〇 プロジェクトの概要
=>いただいたご要件やプロジェクトの目的など、プロジェクト全体を表す内容を記載します。
〇 作業内容について
=>プロジェクトのフェージングや各フェーズで実施する作業について簡単に記載します。
〇 作業スケジュール
=>上記作業内容を実施するスケジュールを記載します。
〇 体制・役割分担
=>お客様も含めたプロジェクトの参画者全員と各メンバー間のコミュニケーションライン、および役割分担を明確化します。
〇 成果物について
=>各作業において作成される成果物を明記します。特にドキュメント関係は注意が必要です（詳細は後述します）
〇 その他
=>作業場所や利用機器、会議体やコミュニケーションツールなどを確認します。
プロジェクトの概要
– ご要件について
通常プロジェクトはお客様のご要望をきっかけにスタートします。まず最初にその要件について確認します。（「そもそもいただいたご要件はこちらでしたよね？」といったカンジ）
– プロジェクトの目的
プロジェクト自体はあくまで「手段」であり、プロジェクトの先には達成すべき目的があるはずです。上記ご要件を満たすことがプロジェクトの目的であればいいのですが、提案段階でのヒアリング等でご要件に先にある本来の目的が明らかになった場合などは、上記ご要件とは別にプロジェクトの目的を明記します。（「このプロジェクトってXXXっていう目的を達成するために実施するのですよね？」といったカンジ）
– システム構成について
必須という訳ではありませんが、プロジェクトによりシステム構成が変更される場合はプロジェクト前と後のシステム構成を明確化しておきます。（いわゆるBefore、After）
– 前提条件等
プロジェクトを進める上での前提条件を確認します。具体的には以下のような内容です。
・ご提供いただきく情報について
プロジェクト作業で必要となり各種情報について明記します。逆にいえばここで示す各種情報がご提供いただけないと、プロジェクト作業が進められない旨ご理解いただきます。
・切替作業等の日程について
システムの切替作業など本番稼働に向けた作業の中で、業務に何らかの影響が生じる作業が可能な日程について確認しておきます。通常業務影響がある作業は休日に実施することになりますが、お客様によっては休日であっても期末・期初はNGな場合もあります。
（つづく）
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