正しいレビューをするために

先日自社内で行われたレビューに参加させていただいたのですが、進め方に対し「ん？」と思うところがあったのでその時の話を聞いてください。

レビューの概要
担当者がお客様向けに作成した提案書の内容を関係者がレビューするといった建付け。

何か「ん？」なのか？
まず、最初にお伝えしたいのは担当者も含めこのレビュー会に出席した人の中に悪者はいません。悪者が居ないにも関わらずレビューがあまり機能していませんでした。なぜか機能していなかったかと言えば・・・
　・最初に担当者が行った当レビューに関する説明が不十分
　・レビュー参加者が役割を把握していない
ということが原因だと感じました。

「最初に担当者が行った当レビューに関する説明が不十分」について
レビューに先立ち担当者はまず、以下の点についてレビュアに説明する必要があります。
　・資料作成に至る背景（例：お客様からXXXというご要望をいただき作成した資料です）
　・資料で伝えたいこと（例：お客様がお持ちの課題XXXに対し当社が提供できる製品およびサービスについて伝えたい）
　・レビューの目的ポイント（これは後述する参加者の役割毎に違う場合があります）
　　（例１：お客様に見せる前に責任者から許可をもらいたい）
　　（例２：記載内容の過不足を確認してほしい）
　　（例３：全体構成など見やすさ/解りやすさについてアドバイスをもらいたい）

「レビュー参加者が役割を把握していない」について
また、レビューの参加者は自身の役割を把握しており、かつ参加メンバー全員が個々の役割について共通認識を持っている必要があります。
　・役割例１：レビュー対象に最終責任を持つ
　・役割例２：スキル保持者で、内容に関するアドバイスを行う
　・役割例３：提出先(お客様)に関する有識者で、内容に関するアドバイスを行う
　・役割例４：デザインスキル保持者で、構成・見た目などに関するアドバイスを行う

まぁ、今回のレビュー会より「酷い会議」「酷いレビュー」は “巷に溢れかえっている” のが実情だとは思いますが、貴方が主催するレビュー会について上記にご留意いただき、レビュアの力を最大限に引き出すアプローチをお取りください。